Data Loss Prevention: Daten vor Verlust und Fremdzugriff schützen

Die Digitalisierung konfrontiert jedes Unternehmen mit einer wachsenden Menge an Aufzeichnungen. Mitarbeiter-, Nutzer- oder Kundendaten, Prozess- und Statusinformationen, Finanzdaten, Urheberrechte oder Betriebsgeheimnisse wie Forschungsergebnisse, Patente oder Sourcecode gelten als besonders schützenswert. Der Verlust sensibler Daten – sei es durch Datendiebstahl, technische oder menschliche Fehler, Verschlüsselung oder unbefugt Verbreitung – kann verheerende Folgen haben.

Data Loss Prevention: umfangreiche Risikovorsorge

Data Loss Prevention (DLP) bezieht sich auf verschiedene Strategien, Methoden und Technologien, die zum Schutz sensibler Daten in Unternehmen eingesetzt werden können. Das Hauptziel von DLP besteht darin, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten sicherzustellen und absichtlichem oder unbeabsichtigtem Verlust vorzubeugen.  Zudem geht es auch um das Einhalten von internen wie externen Vorgaben wie z.B. der DSGVO.

Als Überbegriff umfasst Data Loss Prevention verschiedene Maßnahmen wie die Klassifizierung und Kennzeichnung sensibler Daten, die Überwachung des Datenverkehrs, Zugriffskontrollen, die Verschlüsselung von Daten und auch die Schulung der Mitarbeitenden. Eine Implementierung entsprechender Richtlinien und Technologien soll sicherstellen, dass die Daten möglichst sicher und geschützt bleiben. Der methodische Aufbau der Herangehensweise lässt sich dabei in fünf Schritte gliedern. [1]

In 5 Schritten zur Umsetzung von Data Loss Prevention

1. Risikobewertung und Klassifizierung: Identifizieren Sie die verschiedenen Arten von sensiblen Daten, die in Ihrem Unternehmen in verschiedenen Bereichen vorhanden sind. Gliedern Sie die Daten nach ihrer Sensibilität und Wichtigkeit.
2. Entwicklung und Durchsetzung von Richtlinien: Erstellen Sie klare und umfassende Richtlinien für den Umgang mit diesen Daten. Abgedeckt werden sollen dabei verschieden Lebenszyklen: Akquisition, Nutzung, Austausch und Arten der Speicherung.
3. Umsetzung der passenden technischen Lösungen: Vorhandene oder zusätzliche Softwarelösungen helfen dabei, die Anforderungen umzusetzen. Es sind Aufgaben wie Datenklassifizierung, Kontrolle des Datenverkehrs, insbesondere Verschlüsselung sowie passende Zugriffskontrollen umzusetzen.
4. Schulung und Bewusstseinsbildung der Mitarbeitenden: Der Grund und Zweck der Maßnahmen sollten allen Mitarbeitenden in Schulungen regelmäßig vermittelt werden. Ziel ist ein Sensibilisieren für das Thema Datenschutz und Data Loss Prevention sowie die Vermittlung von richtigen Verhaltensweisen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden die Bedeutung der Einhaltung der Richtlinien verstehen und wissen, wie sie verdächtige Aktivitäten melden können.
5. Überwachung und regelmäßige Überprüfung: Alle technischen Maßnahmen erfordern ein kontinuierliches Monitoring und Protokollierungen. Im besten Fall werden Abweichungen automatisch gemeldet. Eine schnelle Reaktion erlaubt zeitnahe Maßnahmen, um Datenverluste zu verhindern oder zumindest einzuschränken.

Langfristige Entwicklung von umfangreichen Schutzmaßnahmen

Während die Maßnahmen und technischen Lösungen auf den ersten Blick umfangreich und komplex wirken können, ist ein schrittweises Vorgehen und sukzessives Verfolgen einer langfristigen Strategie wichtig. Unabdingbar ist zu Beginn die Auseinandersetzung mit den Grundlagen: Welche Daten sind wo im Unternehmen vorhanden und wie kritisch sind diese? Für die ersten Schritte können oft bereits vorhandene Möglichkeiten genutzt werden.

Durch Umsetzen des Erforderlichkeitsprinzips („need to know“) können Sie Zugriffsrechte auf organisatorischer Ebene optimieren. Dabei wird der Zugriff auf Daten immer nur auf den notwendigen Nutzerkreis eingeschränkt, regelmäßig überprüft und aktualisiert.

Technische erste Maßnahmen mit großer Wirkung wären beispielsweise das Aktivieren der Verschlüsselung auf mobilen Endgeräten wie Notebook, Tablets und Smartphones. Die Folgen beim Verlust eines Gerätes können dadurch deutlich abgemildert werden. Auch Services wie Cloud-Dienste oder Backupsysteme bieten oft unterstützende Funktionen an.

Bei der Sensibilisierung der Mitarbeitenden sollte die Bewusstseinsbildung für verschiedene Datenklassen, deren Wichtigkeit und Auswirkungen Vorrang haben. Unterweisen Sie außerdem alle Mitarbeitenden darin, dass sensible Daten nicht auf privaten Geräten oder Cloud-Speicherlösungen abgelegt oder per E- Mail im Klartext verschickt werden dürfen. Definieren Sie klare Verhaltensregeln im Umgang mit Daten ebenso wie bei Verstößen dagegen – wer ist wann und wie zu informieren?

Umfassende Datensicherheit ist eine langfristige strategische „Chefsache“. Der Datenschutz in Unternehmen erfordert eine ganzheitliche Herangehensweise. Durch eine Kombination aus Risikobewertung, klaren Richtlinien, Schulungen, technischen Lösungen und kontinuierlicher Überwachung können Sie den Schutz Ihrer sensiblen Daten gewährleisten und verbessern. Einfache Schritte erzielen oft schon eine deutliche Optimierung des Schutzniveaus.

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Quellen:
[1] https://www.techtarget.com/whatis/definition/data-loss-prevention-DLP